Sur le terrain : de l’analyse à la mise en œuvre
Moins de relances. Une meilleure maîtrise opérationnelle.
Demandes de transport, statuts et documents de livraison circulent souvent entre boîtes mail et tableurs séparés. Nous améliorons les passages entre exploitation et administration, en nous appuyant sur votre TMS et vos outils avec des intégrations, de l’automatisation ou du logiciel sur mesure si nécessaire.
Nous partons de vos processus, systèmes et contraintes. Le périmètre est défini après l’analyse.
Illustration du flux proposé.
Où se perd le temps opérationnel
Des demandes de formats variés
Emails et pièces jointes clients doivent être recopiés dans le planning ou le système de transport.
Des statuts à rechercher
Exploitation et administration relancent pour la même information dans les emails, appels et tableurs.
Des documents qui retardent la facturation
Une preuve de livraison manquante ou une référence non rapprochée bloque le traitement d’une mission terminée.
Du travail réel à une amélioration utilisable
Observer sur place
Suivre le travail réel avec les opérations, l’administration et les responsables des systèmes.
Définir le plan
Choisir un premier périmètre utile, ses contrôles et les critères d’évaluation des bénéfices attendus.
Mettre en œuvre et connecter
Améliorer le processus et paramétrer, intégrer ou développer les outils nécessaires.
Tester et adopter
Tester des cas représentatifs, former les équipes et suivre résultats et coûts.
Les améliorations que nous pouvons réaliser
- Une réception structurée des demandes de transport avec champs requis et exceptions à vérifier.
- Une vue opérationnelle réunissant les statuts convenus et les documents manquants.
- Des connexions disponibles vers TMS, espaces documentaires et outils de facturation.
- Le rapprochement des documents de livraison, le suivi des pièces manquantes et la préparation au contrôle de facturation.
Ce qui reste sous votre contrôle
- Vos logiciels existants restent les sources de référence convenues.
- Vos équipes valident les règles métier, les accès et les actions sensibles.
- Les exceptions sont visibles et disposent d’un circuit de contrôle humain.
Flux illustratif, pas un cas client
Une livraison terminée, mais pas prête à facturer
Exemple illustratif : la mission est terminée, mais la preuve de livraison reste dans une boîte mail. Le circuit proposé relie le document à la référence de mission, signale les informations manquantes ou contradictoires et prépare le dossier pour contrôle dans le système existant. Vos équipes gardent la main sur l’affectation, les tarifs et la validation finale des factures.
Une automatisation utile, des coûts durables
L’objectif est une amélioration utile avec des coûts d’exploitation soutenables. Nous comparons processus, paramétrage des outils existants, intégrations et développement sur mesure avant de définir le périmètre. L’IA reste optionnelle ; règles et calculs courants utilisent du logiciel classique. Volumes, systèmes connectés, hébergement et maintenance entrent dans l’estimation.
Les questions avant de commencer
Faut-il remplacer notre système actuel ?
Non. Nous évaluons d’abord les améliorations possibles autour de vos outils. Nous vérifions les interfaces disponibles et convenons de la source de référence des données. Un remplacement n’est envisagé que si une limite précise le justifie.
Chaque projet nécessite-t-il de l’IA ?
Non. Un processus plus clair, une connexion ou un écran adapté peuvent suffire. L’IA peut aider sur des documents ou du texte, mais nous vérifions son utilité et la pertinence de ses coûts.
Par où commencer ?
Par un échange sur les tâches qui créent des délais ou une administration répétitive. Nous convenons ensuite d’une analyse sur place avec vos équipes, avant de proposer priorités, périmètre et coûts de fonctionnement.
Quel passage génère le plus de relances ?
Décrivez le parcours des demandes, statuts et documents de livraison, votre TMS ou vos autres outils et les points de blocage administratifs. Nous pouvons étudier une amélioration ciblée.