Sul campo: dall’analisi all’implementazione
Automatizza il trattamento di ordini e fatture
Evita di ricopiare le stesse informazioni da email e PDF nel tuo ERP. Costruiamo un flusso controllato intorno ai tuoi documenti, alle regole aziendali e ai sistemi esistenti.
Partiamo dai tuoi processi, sistemi e vincoli. Il perimetro viene concordato dopo l’analisi.
Illustrazione del flusso proposto.
Quando vale la pena intervenire
Inserimenti ripetuti
Il team ricopia fatture fornitori o ordini clienti e verifica più volte gli stessi dati.
Eccezioni disperse
Riferimenti mancanti, prezzi incoerenti e duplicati si perdono nelle conversazioni email.
Code nei periodi intensi
Quando il volume cresce, si accumulano documenti da trattare invece di lavoro utile.
Come cambia il flusso di lavoro
Raccogliere
Concordiamo quale casella email, caricamento o fonte documentale alimenta il flusso.
Estrarre e controllare
Leggiamo i campi e verifichiamo riferimenti, totali e dati obbligatori con le regole concordate.
Gestire le eccezioni
I documenti incerti passano a una persona, insieme alla fonte e al motivo del controllo.
Inserire e tracciare
Trasmettiamo i dati approvati attraverso l’interfaccia ERP disponibile e registriamo il trattamento.
Cosa implementiamo
- Un flusso di ricezione ed estrazione dei documenti.
- Controlli e ricerca dei duplicati adatti al processo.
- Una coda di eccezioni con il documento originale.
- Un’integrazione ERP o un percorso di import/export concordato.
Cosa resta sotto il tuo controllo
- Il team decide quali eccezioni richiedono approvazione.
- I permessi limitano ciò che l’integrazione può leggere e modificare.
- Controlli e stato di elaborazione restano visibili.
Flusso illustrativo, non un caso cliente
Da un PDF del fornitore a un inserimento ERP controllato
Un distributore riceve una fattura fornitore via email. Il flusso proposto estrae riferimenti e righe, li confronta con i dati concordati del fornitore e dell’ordine e prepara l’inserimento nell’ERP. Un riferimento incoerente passa al team invece di essere registrato senza controllo.
Automazione utile, costi operativi sostenibili
Usiamo regole aziendali per i controlli e AI quando l’interpretazione del documento aggiunge valore. I costi dipendono da volume, formati, archiviazione ed eccezioni. Concordiamo questi fattori prima dell’implementazione, senza usare un modello costoso in ogni passaggio.
Le domande prima di iniziare
Può funzionare con il nostro ERP?
Verifichiamo prima API, formati di importazione e permessi disponibili. Se una connessione diretta non è praticabile, discutiamo un import o un inserimento assistito prima di concordare il perimetro.
Le persone controllano ancora le fatture?
Sì, quando le regole concordate lo richiedono. Estrazioni incerte, dati incoerenti e operazioni soggette ad approvazione passano alle persone. Automazione non significa accettare ogni documento automaticamente.
Cosa serve per analizzare il processo?
Le fonti dei documenti, il nome dell’ERP, il volume indicativo e le eccezioni frequenti. Partiamo dalla descrizione del processo; poi concordiamo come trattare in modo adeguato alcuni documenti di esempio.
Dove si blocca la coda dei documenti?
Dicci dove arrivano, in quale sistema devono entrare e cosa corregge spesso il team. Individueremo un primo flusso sensato da analizzare.