Op locatie: van analyse tot uitvoering
Automatiseer de verwerking van orders en facturen
Voorkom dat dezelfde informatie uit e-mails en PDF’s opnieuw in je ERP wordt ingevoerd. We bouwen een gecontroleerde werkwijze rond je documenten, bedrijfsregels en bestaande systemen.
We beginnen met je huidige processen, systemen en beperkingen. Na de analyse spreken we de scope af.
Illustratie van de voorgestelde werkwijze.
Wanneer dit het onderzoeken waard is
Herhaalde invoer
Je team typt leveranciersfacturen of klantorders over en controleert dezelfde gegevens opnieuw.
Verspreide uitzonderingen
Ontbrekende referenties, afwijkende prijzen en dubbele documenten raken verspreid over e-mails.
Wachtrijen bij drukte
Drukke periodes leveren een stapel te verwerken documenten op in plaats van nuttig werk.
Hoe de werkwijze verandert
Verzamelen
We bepalen welke mailbox, upload of documentbron het proces voedt.
Uitlezen en controleren
We lezen velden uit en controleren referenties, totalen en verplichte gegevens volgens afgesproken regels.
Uitzonderingen afhandelen
Onzekere of afwijkende documenten gaan naar een persoon, met de bron en de reden voor controle.
Invoeren en vastleggen
Goedgekeurde gegevens gaan via de beschikbare ERP-interface naar het systeem; de verwerking wordt vastgelegd.
Wat we implementeren
- Een proces voor documentontvangst en gegevensuitlezing.
- Controles en herkenning van dubbelen passend bij je werkwijze.
- Een uitzonderingenlijst met het oorspronkelijke document.
- ERP-integratie of een afgesproken import- en exportroute.
Wat onder jouw controle blijft
- Je team bepaalt welke uitzonderingen goedkeuring nodig hebben.
- Rechten beperken wat de integratie mag lezen en wijzigen.
- Controles en de verwerkingsstatus blijven zichtbaar.
Illustratieve werkwijze, geen klantcase
Van leveranciers-PDF naar gecontroleerde ERP-invoer
Een groothandel ontvangt een leveranciersfactuur per e-mail. De voorgestelde werkwijze leest referenties en regels uit, vergelijkt ze met de afgesproken leverancier- en ordergegevens en bereidt ERP-invoer voor. Een afwijkende referentie gaat naar het team in plaats van ongemerkt te worden verwerkt.
Nuttige automatisering, houdbare kosten
We gebruiken bedrijfsregels voor controles en AI waar documentinterpretatie waarde toevoegt. Kosten hangen af van volume, documentformaten, opslag en uitzonderingen. We bespreken die factoren vóór implementatie, in plaats van voor elke stap een duur model te kiezen.
Vragen voordat je begint
Werkt dit met ons ERP?
We controleren eerst beschikbare API’s, importformaten en rechten. Als directe integratie niet haalbaar is, bespreken we een importroute of ondersteunde invoer voordat we de scope afspreken.
Controleren mensen de facturen nog?
Ja, waar de afgesproken regels dat vereisen. Onzekere uitlezing, afwijkende gegevens en acties die goedkeuring vragen gaan naar mensen. Automatisering betekent niet dat elk document automatisch wordt geaccepteerd.
Wat is nodig om het proces te beoordelen?
De documentbronnen, ERP-naam, het geschatte volume en veelvoorkomende uitzonderingen. Begin met een procesbeschrijving; daarna spreken we af hoe we voorbeeldbestanden passend behandelen.
Waar loopt je documentenwachtrij vast?
Vertel waar documenten binnenkomen, in welk systeem ze moeten landen en wat je team steeds corrigeert. We zoeken een verstandig eerste proces om te onderzoeken.